Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego formilitary.pl, prowadzonego przez Comp-Office S.C. z siedzibą w Murowancu.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Korzystanie z serwisu i przesłanie formularza zapytania ofertowego jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszą Polityką Prywatności.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail podanym powyżej.

Zakres zbieranych danych

Dane osobowe zbieramy wyłącznie za pośrednictwem formularza zapytania ofertowego (RFQ). Zakres zbieranych danych obejmuje:

• nazwę jednostki wojskowej lub organizacji,
• kraj i miejsce stacjonowania / bazę,
• imię, nazwisko i stopień wojskowy osoby kontaktowej,
• służbowy adres e-mail,
• numer telefonu (pole opcjonalne),
• szczegóły zamówienia: numer NSN, specyfikację techniczną lub opis produktu, ilość, wymagany termin dostawy,
• dodatkowe uwagi i wymagania techniczne.

Serwis nie stosuje plików cookies śledzących ani narzędzi analityki internetowej. Serwer hostingowy może automatycznie rejestrować logi techniczne (adres IP, typ przeglądarki, data odwiedzin) — dane te są przetwarzane przez dostawcę hostingu wyłącznie w celach technicznych i bezpieczeństwa.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa zapytania ofertowego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy).
• Realizacja zamówienia i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych (rachunkowość, archiwizacja) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Prawnie uzasadniony interes administratora (obrona przed roszczeniami, bezpieczeństwo) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych w formularzu RFQ jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania. Brak danych wymaganych uniemożliwia przetworzenie zapytania.

Okres przechowywania danych

• Dane z formularzy RFQ zakończonych umową — przez czas realizacji umowy, a następnie przez 5 lat od końca roku obrotowego, w którym transakcja miała miejsce (wymogi podatkowe i rachunkowe).
• Dane z zapytań bez zawartej umowy — do 12 miesięcy od daty przesłania zapytania, po czym są usuwane.
• Dane przetwarzane w celu obrony przed roszczeniami — do czasu przedawnienia roszczeń.

Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawo dostępu — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych.
• Prawo do sprostowania — żądanie poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia — żądanie usunięcia danych w przypadkach z art. 17 RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — żądanie ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie.
• Prawo do sprzeciwu — sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
• Prawo do skargi — skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami: biuro@comp-office.pl. Odpiszemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia, w szczególności dostawcom usług hostingowych i poczty elektronicznej.

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane w celach marketingowych. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki ochrony danych:

• szyfrowanie transmisji danych (protokół TLS/SSL),
• dostęp do danych ograniczony do upoważnionych pracowników,
• regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa.

Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy prawo do zmiany niniejszej Polityki w przypadku zmian przepisów lub działalności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem formilitary.pl/polityka-prywatnosci.html. O istotnych zmianach poinformujemy komunikatem na stronie głównej.

Kontakt

General Provisions

This Privacy Policy sets out the rules for collecting, processing and using personal data of users of the website formilitary.pl, operated by Comp-Office S.C. based in Murowaniec, Poland.

We process personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable national legislation.

By using this website and submitting an RFQ, you acknowledge that you have read this Privacy Policy.

Data Controller

Data We Collect

We collect personal data solely through the RFQ form:

• military unit or organisation name,
• country and base/station location,
• contact person's name and military rank,
• official e-mail address,
• telephone number (optional),
• order details: NSN number, technical specification or product description, quantity, required delivery date,
• additional notes and technical requirements.

This website does not use tracking cookies or analytics tools. The hosting server may automatically record technical logs (IP, browser type, visit date) processed by the hosting provider for security purposes only.

Purposes and Legal Bases

• Processing your RFQ — Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual steps at data subject's request).
• Order fulfilment — Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance).
• Legal obligations (accounting, document retention) — Art. 6(1)(c) GDPR.
• Legitimate interests (defence against claims, security) — Art. 6(1)(f) GDPR.

Providing data is voluntary but necessary to process your enquiry. Missing required fields will prevent us from responding.

Retention Period

• RFQ data leading to a contract — for the contract term, then 5 years from the end of the financial year (tax and accounting requirements).
• RFQ data with no contract — up to 12 months from submission, then deleted.
• Data for legal claims defence — until the statute of limitations expires.

Your Rights

• Right of access — obtain information about data we hold.
• Right to rectification — correct inaccurate or incomplete data.
• Right to erasure — request deletion (Art. 17 GDPR).
• Right to restriction — restrict processing (Art. 18 GDPR).
• Right to portability — receive data in a machine-readable format.
• Right to object — object to processing based on legitimate interests.
• Right to complain — lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw; uodo.gov.pl.

To exercise your rights contact us at biuro@comp-office.pl. We will respond within 30 days.

Recipients and Processors

Data is shared only with processors acting on our behalf under data processing agreements — primarily hosting and e-mail service providers.

Data is not sold or shared for marketing. Data is not transferred outside the European Economic Area (EEA).

Data Security

• Data transmission encryption (TLS/SSL),
• access restricted to authorised personnel,
• regular security policy reviews.

Policy Updates

We reserve the right to update this Policy in response to legal or operational changes. The current version is always available at formilitary.pl/polityka-prywatnosci.html.

Contact

Allgemeine Bestimmungen

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Grundsätze der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Nutzer der Website formilitary.pl, betrieben von Comp-Office S.C. mit Sitz in Murowaniec, Polen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) sowie den anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften.

Verantwortlicher

Erhobene Daten

Wir erheben personenbezogene Daten ausschließlich über das RFQ-Formular:

• Name der militärischen Einheit oder Organisation,
• Land und Stationierungsort / Stützpunkt,
• Name und Dienstgrad der Kontaktperson,
• dienstliche E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer (optional),
• Bestelldetails: NSN-Nummer, technische Spezifikation oder Produktbeschreibung, Menge, gewünschtes Lieferdatum,
• zusätzliche Hinweise und technische Anforderungen.

Die Website verwendet keine Tracking-Cookies oder Web-Analytics-Tools. Der Hosting-Server kann technische Protokolldaten aufzeichnen (IP-Adresse, Browsertyp, Besuchsdatum), die vom Hosting-Anbieter ausschließlich zu technischen Zwecken verarbeitet werden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bearbeitung Ihrer Angebotsanfrage — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
• Auftragsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Buchhaltung, Archivierung) — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Berechtigte Interessen (Rechtsverteidigung, Sicherheit) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Angabe der Daten im RFQ-Formular ist freiwillig, aber für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich.

Speicherdauer

• RFQ-Daten mit Vertragsabschluss — Vertragslaufzeit, danach 5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (steuerliche und buchhalterische Anforderungen).
• RFQ-Daten ohne Vertragsabschluss — bis zu 12 Monate nach Einreichung, danach Löschung.
• Daten zur Rechtsverteidigung — bis zum Ablauf der Verjährungsfrist.

Ihre Rechte

• Auskunftsrecht — Informationen über verarbeitete Daten.
• Recht auf Berichtigung — Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung — Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO).
• Recht auf Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit — Erhalt der Daten in maschinenlesbarem Format.
• Widerspruchsrecht — Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen.
• Beschwerderecht — Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Datenschutzbehörde (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau; uodo.gov.pl. EU-Bürger können sich auch an ihre nationale Aufsichtsbehörde wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns: biuro@comp-office.pl. Antwort innerhalb von 30 Tagen.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten werden nur mit Auftragsverarbeitern geteilt, die auf unsere Weisung handeln — insbesondere Hosting- und E-Mail-Dienstleister.

Daten werden nicht verkauft und nicht zu Marketingzwecken weitergegeben. Keine Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR.

Datensicherheit

• Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL),
• Zugriffsbeschränkung auf autorisiertes Personal,
• regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsrichtlinien.

Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung bei Rechts- oder Betriebsänderungen zu aktualisieren. Die aktuelle Version ist stets unter formilitary.pl/polityka-prywatnosci.html abrufbar.

Kontakt

Disposizioni generali

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità di raccolta, trattamento e utilizzo dei dati personali degli utenti del sito web formilitary.pl, gestito da Comp-Office S.C. con sede a Murowaniec, Polonia.

Trattiamo i dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile.

Titolare del trattamento

Dati raccolti

Raccogliamo dati personali esclusivamente attraverso il modulo RFQ:

• nome dell'unità militare o dell'organizzazione,
• paese e luogo di stazionamento / base,
• nome, cognome e grado militare del referente,
• indirizzo e-mail di servizio,
• numero di telefono (facoltativo),
• dettagli dell'ordine: numero NSN, specifica tecnica o descrizione del prodotto, quantità, data di consegna richiesta,
• note aggiuntive e requisiti tecnici.

Il sito non utilizza cookie di tracciamento né strumenti di analisi web. Il server di hosting può registrare automaticamente log tecnici trattati esclusivamente per finalità di sicurezza.

Finalità e basi giuridiche

• Gestione della richiesta RFQ — Art. 6(1)(b) GDPR (misure precontrattuali su richiesta dell'interessato).
• Esecuzione dell'ordine — Art. 6(1)(b) GDPR (esecuzione del contratto).
• Obblighi legali (contabilità, archiviazione) — Art. 6(1)(c) GDPR.
• Legittimo interesse (difesa legale, sicurezza) — Art. 6(1)(f) GDPR.

Il conferimento dei dati è facoltativo ma necessario per rispondere alla richiesta. L'omissione dei campi obbligatori impedisce l'elaborazione.

Periodo di conservazione

• Dati RFQ con contratto — per la durata del contratto, poi 5 anni dalla chiusura dell'esercizio (obblighi fiscali e contabili).
• Dati RFQ senza contratto — fino a 12 mesi dall'invio, poi cancellati.
• Dati per difesa legale — fino alla prescrizione.

I tuoi diritti

• Diritto di accesso — ottenere informazioni sui dati trattati.
• Diritto di rettifica — correggere dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione — richiedere la cancellazione (Art. 17 GDPR).
• Diritto di limitazione — limitare il trattamento (Art. 18 GDPR).
• Diritto alla portabilità — ricevere i dati in formato leggibile da macchina.
• Diritto di opposizione — opporsi al trattamento basato su legittimo interesse.
• Diritto di reclamo — presentare reclamo al Presidente dell'Ufficio polacco per la protezione dei dati (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsavia; uodo.gov.pl. I cittadini UE possono rivolgersi alla propria autorità nazionale.

Per esercitare i tuoi diritti contattaci: biuro@comp-office.pl. Risponderemo entro 30 giorni.

Destinatari e responsabili

I dati sono condivisi solo con responsabili del trattamento che agiscono su nostra istruzione — principalmente fornitori di hosting e posta elettronica.

I dati non vengono venduti né ceduti per scopi di marketing. Nessun trasferimento al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Sicurezza dei dati

• Cifratura delle trasmissioni (TLS/SSL),
• accesso limitato al personale autorizzato,
• revisione periodica delle procedure di sicurezza.

Modifiche

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Informativa. La versione aggiornata è sempre disponibile all'indirizzo formilitary.pl/polityka-prywatnosci.html.

Contatti

Dispositions générales

La présente Politique de confidentialité décrit les règles de collecte, de traitement et d'utilisation des données personnelles des utilisateurs du site web formilitary.pl, exploité par Comp-Office S.C. dont le siège est à Murowaniec, Pologne.

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation nationale applicable.

Responsable du traitement

Données collectées

Nous collectons des données personnelles uniquement via le formulaire RFQ :

• nom de l'unité militaire ou de l'organisation,
• pays et lieu de stationnement / base,
• nom, prénom et grade militaire du contact,
• adresse e-mail professionnelle,
• numéro de téléphone (facultatif),
• détails de la commande : numéro NSN, spécification technique ou description du produit, quantité, délai de livraison souhaité,
• notes supplémentaires et exigences techniques.

Le site n'utilise pas de cookies de traçage ni d'outils d'analyse web. Le serveur d'hébergement peut enregistrer des journaux techniques traités uniquement à des fins de sécurité.

Finalités et bases légales

• Traitement de votre demande RFQ — Art. 6(1)(b) RGPD (mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée).
• Exécution de la commande — Art. 6(1)(b) RGPD (exécution du contrat).
• Obligations légales (comptabilité, archivage) — Art. 6(1)(c) RGPD.
• Intérêts légitimes (défense juridique, sécurité) — Art. 6(1)(f) RGPD.

La fourniture des données est facultative mais nécessaire pour traiter votre demande. L'absence de champs obligatoires empêche son traitement.

Durée de conservation

• Données RFQ ayant conduit à un contrat — durée du contrat, puis 5 ans à compter de la clôture de l'exercice (obligations fiscales et comptables).
• Données RFQ sans contrat — jusqu'à 12 mois après soumission, puis suppression.
• Données pour la défense juridique — jusqu'à la prescription.

Vos droits

• Droit d'accès — obtenir des informations sur les données traitées.
• Droit de rectification — corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement — demander la suppression (Art. 17 RGPD).
• Droit à la limitation — limiter le traitement (Art. 18 RGPD).
• Droit à la portabilité — recevoir les données dans un format lisible par machine.
• Droit d'opposition — s'opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit de réclamation — déposer une plainte auprès du Président de l'Office polonais de protection des données (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie ; uodo.gov.pl. Les citoyens de l'UE peuvent également contacter leur autorité nationale.

Pour exercer vos droits contactez-nous : biuro@comp-office.pl. Réponse sous 30 jours.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont partagées uniquement avec des sous-traitants agissant sur notre instruction — principalement des fournisseurs d'hébergement et de messagerie électronique.

Les données ne sont pas vendues ni partagées à des fins de marketing. Aucun transfert en dehors de l'Espace économique européen (EEE).

Sécurité des données

• Chiffrement des transmissions (TLS/SSL),
• accès limité au personnel autorisé,
• révision régulière des politiques de sécurité.

Modifications

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique. La version en vigueur est toujours disponible à l'adresse formilitary.pl/polityka-prywatnosci.html.

Contact